Politika privatnosti
1. Tko smo
NoteApp razvija i pruža AI-RIS, obrt za usluge, vl. Nenad Bago, Šime Ljubića 21, 21000 Split, Hrvatska (dalje: „mi"). Kontakt za pitanja o podacima: info@noteapp.eu.
2. Web-stranica noteapp.eu
Stranica ne postavlja kolačiće, ne koristi analitiku, oglase ni skripte trećih strana. Poslužitelj (EU, regija Pariz) vodi tehničke zapise pristupa (IP adresa, vrijeme, zatražena stranica) radi sigurnosti, najviše 30 dana.
Obrazac za pristup pilotu prikuplja ime, organizaciju, vrstu organizacije, e-mail i poruku. Svrha: odgovor na vaš zahtjev i organizacija pilota. Pravna osnova: vaša privola (čl. 6. st. 1. t. a) GDPR) i naš legitimni interes da odgovorimo na upit. Podaci se čuvaju u EU-u (regija Pariz) najviše 12 mjeseci, ili do vašeg zahtjeva za brisanje.
3. Usluga NoteApp — uloge
Kad organizacija koristi NoteApp za svoje sastanke, organizacija je voditelj obrade, a mi smo izvršitelj (čl. 28. GDPR): obrađujemo podatke samo po njezinim uputama, na temelju ugovora o obradi koji sklapamo prije početka pilota. Organizacija je odgovorna za pravnu osnovu snimanja i za obavještavanje sudionika; aplikacija pri svakoj predaji traži potvrdu da svi sudionici znaju za snimanje i obradu.
4. Koje podatke usluga obrađuje
- zvučna snimka sastanka (glas i sve što je izrečeno), po potrebi izvučena iz video-datoteke;
- tekstualni prijepis s razdvojenim govornicima;
- imena sudionika i osoba koje se spominju, koje unosi korisnik;
- izdvojene odluke, zaduženja i otvorena pitanja s vremenskim oznakama; naziv grupe/projekta;
- tehnički metapodaci (vrijeme predaje, status obrade), pristupni zapisi bez osobnih tokena.
Ne prikupljamo kontaktne podatke sudionika, biometrijske predloške glasa (govornici se razdvajaju unutar jedne snimke, glasovi se ne pamte) ni mjere ponašanja (trajanje govora, prekidi, ton). Usluga nije namijenjena posebnim kategorijama podataka (zdravlje, sindikalno članstvo i sl.).
5. Gdje se podaci obrađuju
| Korak | Tko | Gdje |
|---|---|---|
| pohrana snimke, prijepis, razdvajanje govornika, oblikovanje i isporuka zapisnika, sigurnosne kopije | pružatelj oblačne infrastrukture sa sjedištem u EU-u | EU (Francuska, regija Pariz), pod EU-ugovorima; šifrirano u prijenosu (TLS); u mirovanju šifrirano ključevima pružatelja infrastrukture (AES-256) — to štiti od gubitka fizičkog medija, ne od pružatelja ni od zlouporabe pristupnih vjerodajnica. Sigurnosne kopije vaših podataka su verzije objekata u istom spremištu (EU); naše interne razvojne kopije izvan pružatelja ne sadrže podatke korisnika. |
| izdvajanje odluka, zaduženja i pitanja iz tekstualnog prijepisa jezičnim modelom | pružatelj jezičnog modela, ugovorna strana sa sjedištem u EU-u | infrastruktura i izvan EU-a, uključujući SAD; standardne ugovorne klauzule u ugovoru o obradi podataka; bez korištenja podataka za učenje modela; snimka se ne šalje |
Nazive podizvršitelja dostavljamo voditeljima obrade u ugovoru o obradi (čl. 28 GDPR). Zato ne tvrdimo da je „sve u EU-u". Europsku alternativu za korak jezičnog modela redovito mjerimo i prebacit ćemo se kad kvaliteta bude jednaka; voditelje obrade o tome obavještavamo.
6. Rokovi čuvanja (provode se automatski)
| Podatak | Rok |
|---|---|
| snimka učitana, ali ne predana na obradu | 30 dana |
| zvuk predanog sastanka (snimka, isječci za potvrdu glasova) | 90 dana od obrade |
| zvuk snimke čija obrada nije uspjela | 30 dana od greške |
| evidencija predaja za limit pilota (oznaka snimke, datum, trajanje u minutama — bez sadržaja) | do kraja sljedećeg mjeseca |
| prijepis, zapisnik, zapis stavki | dok ih organizacija ne obriše ili do kraja usluge |
| privremeni artefakti obrade | odmah, najkasnije 2 dana |
| verzije i sigurnosne kopije | najviše 30 dana nakon isteka roka ili nakon što podatak obrišete u aplikaciji |
| tekst prijepisa kod pružatelja jezičnog modela | pružatelj ga briše najkasnije 30 dana nakon obrade; sadržaj koji njegov sigurnosni sustav označi može čuvati do 2 godine |
Snimku koju obrišete u aplikaciji odmah više ne vidite ni vi ni aplikacija; njena kopija u spremištu trajno nestaje najkasnije za 30 dana. Želite li trajno brisanje odmah, pišite nam.
Brisanje na zahtjev provodi se u roku od 72 sata i obuhvaća sve naše kopije, uključujući verzije i sigurnosne kopije. Kopiju teksta kod pružatelja jezičnog modela ne možemo obrisati ni ubrzati; ona istječe po njegovu roku iz tablice.
7. Umjetna inteligencija
Prijepis i prijedlog zapisnika stvara AI. Zapisnik je označen kao AI-generiran (Uredba (EU) 2024/1689, čl. 50), imena govornika vrijede tek nakon ljudske potvrde, svaka stavka upućuje na sekundu snimke pa je čovjek može provjeriti. Sustav ne analizira emocije, ton, količinu govora ni radni učinak i ne donosi odluke o ljudima.
8. Vaša prava
Pravo na pristup, ispravak, brisanje, ograničenje obrade, prigovor i prenosivost te pravo povući privolu. Ako ste sudionik sastanka, obratite se organizaciji koja je sastanak snimila (voditelj obrade); mi joj pomažemo u roku od 72 sata. Za podatke s ove web-stranice pišite na info@noteapp.eu. Pritužbu možete podnijeti Agenciji za zaštitu osobnih podataka (azop.hr).
9. Sigurnost
Odvojeni prostor po organizaciji; pristup osobnim poveznicama koje se mogu opozvati; pristupni ključevi po ulozi s najmanjim ovlastima; obrada nepouzdanog sadržaja u izoliranom okruženju bez pristupa mreži; poslužitelj obrade stvara se po sastanku i briše nakon njega; neovisne sigurnosne procjene s dokumentiranim popravcima. Detaljne mjere su Prilog A ugovora o obradi.
10. Promjene
Promjene objavljujemo ovdje s datumom verzije; voditelje obrade o bitnim promjenama (npr. novi podizvršitelj) obavještavamo najmanje 14 dana unaprijed.